Базові функції обліку, з яких починається порядок у магазині

Облік у магазині — це процес фіксування, контролю та ведення номенклатури товарів, які є на складі та доступні для продажу.

Базові функції обліку, з яких починається порядок у магазині
Облік у магазині — це процес фіксування, контролю та ведення номенклатури товарів, які є на складі та доступні для продажу. Облік складається з декількох етапів: оприбуткування кількості, встановлення націнки та вартості товарів, продажу, переміщення, повернення, приймання нових партій товарів від постачальників. Це базові етапи обліку.

Прихід товару — старт обліку

Оприбуткування або прихід товару — це ідентифікація та внесення асортиментного ряду в єдину систему обліку. Це перший крок, з якого починається автоматизація та порядок у магазині. Знаючи, скільки одиниць продукції надійшло від постачальника, підприємцю легше вести справи, адже все пораховано і впорядковано.

Для ефективного керування складом й точного обліку запасів важливо вести облік товарів, що дозволяє контролювати їх рух та витрати. Крім того, ведення обліку допомагає аналізувати попит споживачів, що забезпечує розумне планування закупівель та запобігає непотрібним витратам на непопулярні товари.

Врешті-решт, облік у магазині допоможе уникнути дефіциту товару в період активного сезону чи дії акції.

На сьогодні в Україні існує безліч компаній, котрі пропонують послуги з автоматизації торгівлі, в тому числі зі складського обліку. Їх впровадження в роботу торговельної мережі сприяє ефективнішому управлінню та побудові стабільного й конкурентоспроможного бізнесу.

Найлегше вести облік асортименту — в спеціальній програмі, на кшталт програми обліку «Торгсофт». За допомогою торгового обладнання процес введення товару суттєво спрощується.

Навіщо автоматизувати облік асортименту товарів та послуг?

Програма обліку — це своєрідний центр, в який надходить, обробляється і зберігається вся інформація про товари, продажі, прибутковість бізнесу.

Приймання товару в маленькому магазині, коли все рахують вручну, може тривати від декількох днів до тижня. Це так, бо потрібно самостійно перевіряти кожен товар, звіряти кількість та шукати помилки, якщо вони з’являються.

Коли в магазині є програма для обліку товарів, як-от Торгсофт, все стає набагато простіше і швидше — можна швидко просканувати штрих-код, внести інформацію про товари, стежити за тим, скільки товару залишилось на складі. Це дозволяє завершити роботу з приймання товару впродовж 1 робочого дня.

Автоматизація обліку товару та послуг важлива з кількох причин:

• Ефективність роботи. Торгсофт пришвидшує внесення нових товарів та їх пошук під час продажу за допомогою сканера штрих-кодів; дозволяє правильно промаркувати товар та внести необхідні дані — специфічні характеристики товару, коди УКТ ЗЕД тощо.
• Точність інформації. Програма надає актуальні дані про наявність товарів, їх ціни та собівартість, ураховуючи витрати на доставку.
• Контроль запасів. Система відстежує, скільки товарів залишилось на складі та скільки продано, яка ціна закупки, націнка та ціна продажу.
• Управління рухом товарів. Софт для обліку контролює переміщення товарів — від постачальника чи виробника на склад, зі складу — в магазин, з магазину — до покупця.
• Фінансова гнучкість. Автоматизована облікова система дозволяє швидко переоцінювати товари, особливо при закупівлі у валюті, автоматично конвертуючи ціни при зміні курсу.
• Аналіз та планування. Програмний продукт допомагає аналізувати продажі, формувати звіти, планувати закупівлі та маркетингові події.
• Інтеграція з інтернет-магазинами. Торгсофт спрощує створення прайс-листів та експорт товарів на маркетплейси, в інтернет-магазин; обробку інтернет-замовлень та синхронізацію з поштовими сервісами для відправки товарів. За допомогою рішення «Онлайн Маркет» в Торгсофт, інтернет-магазин можна створити за 1 день.
• Звітність та документообіг. Програмне забезпечення автоматизує створення рахунків, видаткових та товарних накладних; автоматично формує фіскальні чеки за допомогою програмного РРО.

З яких кроків складається оприбуткування?

Процес оприбуткування товару можна умовно розділити на декілька етапів:

1. Створення прибуткової накладної

 

Новий товар, що надійшов на склад, потрібно додати в прихідну накладну. У ній записуються дані про постачальника та виробника, умови постачання товару (номер накладної, відсоток наданої знижки, який розраховується автоматично при встановленні ціни продажу, спосіб оплати постачальнику за товар), ПДВ до закупівельної ціни товару, валюта постачання тощо.

2. Додавання товару на склад

Додати товари у створену прибуткову накладну можна декількома способами:

• Просканувавши штрих-код товару виробника сканером штрих-кодів. Якщо товару немає в базі, потрібно створити нову картку.
• Імпортувавши Excel файл від постачальника в програму обліку.
• Завантаживши товари за допомогою терміналу збору даних.

3. Заповнення картки товару

 

Для того, щоб створити нову картку товару, потрібно:

• визначити його вид або ж категорію, перейшовши у довідник із деревом виду товару;
• дати назву товару, яка має збігатися із каталогом у вашому інтернет-магазині або відповідати запитам клієнтів щодо цього товару;
• обрати країну, виробника, торгову марку;
• для певного виду товару вказати колекцію, колір, матеріал, розмір, стать, сезон тощо;
• додати опис, артикул та фото товарів.

Кількість характеристик залежить від налаштувань виду товару. Наприклад, для взуття «Матеріал» — важлива характеристика, а для харчів — ні.

4. Ціноутворення і друк етикеток

 

Під час додавання товарів у прихідну накладну можна встановити закупівельну, роздрібну ціну, націнку.

Після вводу всіх необхідних даних про товар програма автоматично згенерує унікальний штрих-код та сформує етикетки, які можна одразу ж видрукувати й наклеїти на продукцію.

Як спростити процес управління складом?

Приймання товарів на склад не таке складне, як здається на перший погляд. Процедура змінюється залежно від розміру бізнесу, типу й кількості товарів, а також індивідуальних потреб компанії.

Сканування штрих-кодів та відстеження запасів у програмі обліку Торгсофт може суттєво спростити процес приймання товарів та зменшити кількість ручної роботи.

Для цього на початковому етапі автоматизації потрібно придбати базове торговельне обладнання — це сканер штрих-кодів та принтер етикеток.

Навіщо потрібен сканер штрих-кодів?

 

За допомогою сканера продавець сканує штрих-код на етикетці товару, миттєво знаходить в обліковій системі та додає його в реалізацію. Не треба записувати факт продажу в зошит або шукати товар у базі вручну.

Сканер допомагає в управлінні товарообігом:

• Підвищення точності. Сканер зменшує помилки при підрахунку товарів, виключає потребу в ручному введенні даних і робить облік точнішим.
• Управління запасами. Сканування штрих-кодів допомагає власникам магазинів контролювати товарообіг: при оприбуткуванні, продажах, поверненнях, інвентаризації.
• Списання товарів. Сканери дозволяють точно списувати старі або пошкоджені товари в програмі обліку, що допомагає попередити махінації та непередбачувані нестачі.
• Переоцінка товарів. Сканери використовують для швидкої переоцінки товару: просканували товар → оновили ціну в програмі обліку → надрукували новий цінник → промаркували товар
• Облік клієнтів. Сканер використовують для зчитування штрих-кодів на дисконтних картках клієнтів, подарункових сертифікатах, автоматично застосовуючи знижки під час продажу.
• Обслуговування клієнтів. Сканер пришвидшує обробку покупки на касі. Це призводить до зменшення черг.

Навіщо потрібен принтер етикеток?

 

Принтери етикеток друкує на клейких етикетках інформацію про товари та штрих-коди для їх маркування, пакування, складського обліку та зберігання. Вони відповідають за:

• Точність інформації. За допомогою програми обліку Торгсофт принтер друкує всю необхідну інформацію про продукт, його характеристики, ціну, штрих-код, дату виготовлення, термін придатності, логотип бренду та інші дані, необхідні для ідентифікації товару.
• Створення професійних етикеток. Принтер дозволяє швидко створювати якісні, читабельні етикетки. Чим більш детальна інформація про товар, тим більш привабливим цей товар стає для покупця.
• Ефективність управління запасами. Етикетки зі штрих-кодами спрощують відстеження товарів, автоматизують аналіз продажів та пошук товарів на складах.
• Швидкість оприбуткування та переоцінки. Принтери етикеток швидко друкують велику кількість етикеток, що економить час при переоцінці та оприбуткуванні товару, особливо, коли у товару немає штрих-коду виробника.

Яке касове обладнання потрібне для обліку товарів?

У Торгсофт можна придбати торговельне обладнання для будь-якого виду, масштабу бізнесу та умов застосування.

В асортименті — професійна техніка для магазинів та супермаркетів, складських приміщень: універсальні принтери й принтери етикеток, термінали збору даних, сканери штрих-кодів, грошові ящики, торговельні ваги, електронні ваги та фіскальні реєстратори.

Торговельне обладнання використовується на всіх стадіях технологічного процесу: транспортування, зберігання товарів, продаж та розрахунок за послугу. Воно впливає на зручність, комфортність, швидкість та якість обслуговування.

За даними Google Market Finder:

• 40% клієнтів обирають конкурента компанії, якщо він славиться відмінним обслуговуванням,
• 63% компаній планують збільшити витрати на відділ обслуговування клієнтів, 70% вражень від покупки – це ставлення до покупця,
• 86% клієнтів готові заплатити до 25% більше за краще обслуговування.

Окрім цього, автоматизація бізнес-процесів збільшує потік клієнтів, скорочує витрати бізнесу та унеможливлює помилки в обліку й продажах.

Для того, щоб розпочати базовий облік у магазині, достатньо придбати базовий комплект:

1. сканер штрих-кодів,
2. принтер етикеток,
3. принтер чеків,
4. програму обліку Торгсофт.

Спеціалісти Торгсофт перевіряють комплектацію та роботу обладнання перед відправленням клієнту; надають безплатний ремонт техніки протягом гарантійного терміну — 12 місяців. Окрім цього, фахівці можуть налаштувати обладнання, придбане в компанії, для роботи з програмою Торгсофт.

Облік продажів у магазині

 

 

Після оприбуткування партії товарів розпочинається найважливіший етап в обліку — продажі. Щоб кожна транзакція була зафіксована, а власник не втрачав свої гроші через помилки та махінації персоналу, потрібна надійна система контролю.

Облік продажів у програмі обліку дозволяє:

• продавати товари на касі та в інтернет-магазині,
• створювати рахунки та виписувати видаткові накладні,
• імпортувати оплати з банківських виписок,
• вести облік у декількох валютах,
• приймати оплату за товар готівкою, безготівковим та змішаним способами,
• перевіряти залишки коштів по касах,
• приймати оплату клієнтів з інтернет-магазина або маркетплейса,
• резервувати товар,
• вносити передоплату за рахунком тощо.

Також завдяки програмному обліку можна робити повернення товару по чеку або ручним пошуком за попередніми реалізаціями.

Для того, щоб магазин працював добре і без зайвих витрат часу власника бізнесу, важливо вести облік. Основні кроки — це оприбуткувати нові товари, визначити їх ціну, продати, перевірити скільки чого залишилось, іноді повернути назад або перевезти з однієї торговельної точки на іншу..

Щоб усе це робити швидко і без помилок, потрібна система обліку, така як Торгсофт. Вона допоможе легко сканувати товари, автоматично рахувати ціни та вести звіти про продажі.

Усе це для того, щоб ви могли краще контролювати роботу в магазині, швидко обслуговувати покупців і не витрачати гроші через помилки.

Автоматизація — це ваш помічник, що дозволяє зосередитись на головному — продажах і розвитку бізнесу.
+38 (067) 558 37 84