Як грамотно організувати переїзд в новий офіс
Переїзд в новий офіс пов’язаний з вирішенням маси питань, головним з яких є пошук нового приміщення, відповідної кількості робочих місць співробітників і реалізації намічених робочих цілей. Якщо таке є, то ключовими стають два завдання: як організувати вантажоперевезення в Києві за доступною ціною, і яким чином здійснити переїзд максимально оперативно, щоб це не позначилося на ефективності робочого процесу і не стало причиною падіння прибутковості.
Перш за все важливо вибрати з наявного великого списку вантажне таксі в Києві, яке буде відповідати основним критеріям якості і надійності. Серед них:
1. Висока швидкість подачі автомобіля після отримання замовлення диспетчером. Допоможе не тільки оперативно реалізувати перевезення, а й ефективно спланувати свій час.
2. Можливість отримання додаткових послуг вантажників, без яких не обійтися в разі необхідності транспортування значного обсягу меблів і техніки.
3. Наявність в автопарку організації різних видів вантажівок. Важливо, щоб для здійснення перевезення в Києві було надано авто з відповідними технічними характеристиками (розміром кузова, вантажопідйомністю і т. д.)
4. Надійність і відповідальність. Дороге майно необхідно не тільки акуратно забрати, спустити з поверху, на якому розташований офіс, занурити і розвантажити, а й максимально дбайливо довезти до пункту призначення. Для цього компанія-перевізник повинна залучати до роботи досвідчених вантажників, водіїв. Диспетчери, в свою чергу, повинні грамотно скласти маршрут пересування, щоб мінімізувати можливість попадання в пробки, подолання перешкод на дорогах.
Як правильно підготуватися до переїзду офісу в Києві
Однак грамотно організований офісний переїзд залежить не тільки від якості послуг вантажного таксі, але і від послідовної і ретельно продуманої підготовки, здійсненої самим власником бізнесу. Вона включає кілька етапів.
Організаційні моменти при переїзді зі старого офісу
Перш за все необхідно підготувати майно. Важливо, щоб кожен співробітник провів ревізію на своєму робочому місці і позбувся зайвого і непотрібного, те що не варто брати з собою на нове місце.
Меблі розбираються і упаковуються таким чином, щоб у вантажному таксі в Києві вони не пошкодилися. Всі висувні ящики, полиці, фурнітуру краще демонтувати і перевозити окремо. Особливо ретельно упаковується оргтехніка. Для цього використовується не тільки пухирчаста плівка, але і гофрований картон, пінопласт. Всі коробки краще промаркувати, щоб при складанні не виникло плутанини.
Власнику офісу необхідно переконатися в тому, що всі рахунки по оренді старого приміщення, по комунальних послугах оплачені. Неприємний сюрприз у вигляді заборгованості по світлу може стати перешкодою для виїзду в запланований день.
До переїзду офісу необхідно підготувати і співробітників. Якщо вантажні перевезення майна займуть кілька днів, для роботи колективу можна орендувати коворкінг або забезпечити можливість віддаленого доступу з дому. Клієнтів, постачальників та інших контрагентів важливо повідомити заздалегідь про зміну фактичної адреси.
Підготовка нового офісу
Підготовчі роботи необхідно виконати і на новому місці. Вони включають:
перевірку підключення всіх комунікацій: світла, води, інтернету. Важливо, щоб після переїзду офіс без зволікання відновив роботу;
замовлення перепусток для транспорту і співробітників компанії, які здійснюють вантажоперевезення в Києві, для виїзду зі старої і заїзду на нову територію;
детальне планування розміщення меблів, оргтехніки з урахуванням габаритів кожного предмета і розмірів приміщень;
оцінка ширини і висоти прорізів дверей, кабіни ліфта на предмет можливості пронести найбільш габаритні меблі і техніку;
складання схеми розсадження співробітників. Це істотно скоротить час на адаптацію персоналу на новому місці.
Грамотно організований переїзд офісу в Києві можливий тільки за умови детального багатоетапного планування і підготовки, які зможуть уберегти власника бізнесу від неприємних сюрпризів.
