Волонтер за фахом: навіщо створювати громадську організацію

Більшість людей вважають, що благодійна діяльність не має нічого спільного з бізнесом. Справді, на відміну від підприємства, вона не має на меті отримання прибутку. Втім, у громадських і комерційних організацій може бути набагато більше схожості, ніж усі звикли вважати. Це, зокрема, системність, професійний підхід, чітка побудова процесів та комунікації.

Тож, як зрозуміти, що ви вже не просто волонтерська, а професійна громадська організація, і як волонтерство перетворити на професію, розповіла Mind Board member, HRD Громадської організації Help People Тетяна Шепітько.

Українці звикли відповідати на кризи активними діями. Тому в нас активно розвивається громадська та благодійна сфери. Повномасштабне вторгнення спричинило сплеск нових ініціатив: за 2022 рік в Україні зареєстрували понад 6000 благодійних і майже 3000 громадських організацій.

Читайте також: Літак у подарунок: як українським волонтерам вдається дістати будь-що й будь-де заради ЗСУ

Позиціонування – фундамент громадської організації

Коли ми говоримо про громадську діяльність, стратегія розвитку надзвичайно важлива.

Кожна ГО повинна мати сформовані місію, візію та цінності. Саме вони дозволяють перевести все на мову бізнес-процесів, а далі – проєктного менеджменту.

Наприклад, візія ГО Help People – знайти, відновити, врятувати. Місію організації ми свідомо зробили глобальною. Адже розуміємо, що маємо бути гнучкими з урахуванням подій в Україні. Коли хвиля волонтерства з початком вторгнення пішла на спад, наша діяльність почала природно диверсифікуватись. Окрім евакуації, з’явились інші проєкти. Яскравий приклад: евакуаційно-логістичний ХАБ у Дніпрі, створений за сприяння USAID.

На основі візії та місії формуються цінності організації. У нашому випадку – це чесність, прозорість, турбота, повага та відповідальність.

Читайте також: Оподаткування волонтерів: як користуватися новими перевагами і не «обпектися»

Від оргструктури до таск-менеджменту: бізнес-процеси всередині організації

Якщо ви раніше не мали справ із системною роботою, може здатися дивним говорити про бізнес-процеси в контексті громадської організації. Проте слід розуміти, що робота ГО охоплює щоденну операційну діяльність. Без ефективної побудови бізнес-процесів – від оргструктури до roadmap – ефективна робота просто неможлива.

ГО або БФ повинні мати чітку функціонально організаційну структуру. Має бути голова, а в його підпорядкуванні – команда head office: операційний, фінансовий директори, керівник із фандрейзингу, комунікації, директор із персоналу тощо. Окремо можуть бути відокремлені юніти.

Наприклад, наш ХАБ у Дніпрі є повноцінним соціальним підприємством із власним СТО, складом гуманітарної допомоги та будиночками для проживання працівників, волонтерів і ВПО.

За потреби до роботи долучаються фрілансери та компанії, фізичні особи, які надають свою експертизу на волонтерській основі (pro bono), також міжнародні волонтери, представники команди з різних міст України. Тому важливо налагодити ефективну дистанційну роботу.

Звісно, бажано використовувати повноцінні бізнес-процеси, адаптовані до діяльності ГО. Мати профілі посад, матриці відповідальності. Також впроваджувати систему онбордингу й офбордингу – першого знайомства з працівником і підготовки до звільнення. Під час роботи можуть змінюватись функції окремих фахівців, збільшуватись або зменшуватися кількість обов’язків. Проте основа процесів залишається незмінною.

Читайте також: Збір відкрито: де волонтеру шукати донати

Фінансування та звітність

Якщо говорити про типи фінансування, то основний формат для ГО – грантові заявки. Ми подаємо свої проєкти на фінансування переважно до міжнародних благодійних організацій. Завдяки партнерам, як-от Nova Ukraine, Libereco тощо, ми маємо системне фінансування. Це дозволяє закуповувати пальне на евакуацію, ремонтувати та готувати автомобілі до зими, надавати гуманітарну допомогу.

Ще один напрям отримання коштів – система краудфандингу. Зокрема, збори в соціальних мережах. З цим форматом ми активно працювали на початку роботи, але зараз він є найменш ефективним.

Третій формат – співпраця з бізнесом на основі корпоративно-соціальної відповідальності. Це ефективна взаємодія, яка залучає не лише саму компанію, а і її клієнтів.

Де є фінансування, має бути й звітність. Це окрема колосальна частина діяльності, яка має системний характер. Вона охоплює надання інформації про залучені кошти, звіти донорам по конкретних проєктах, відповіді на індивідуальні запити.

Для максимальної прозорості цих процесів, у нашій організації працює фінансовий відділ на чолі з фіндиректором.

Окремо варто сказати про звітність перед державою, що стосується податкового та кадрового обліку. В цьому аспекті ми працюємо на одному полі з комерційними організаціями, адже не маємо податкових пільг.

Навчання та мотивація – основа розвитку

Часто волонтери й працівники ГО/БФ мають власні причини для роботи в громадському секторі. Проте це не означає, що вони не потребують додаткової мотивації – матеріальної чи нематеріальної.

Наприклад, ми комбінуємо дві форми мотивації для кращих результатів. Маємо налагоджену систему KPI, у якій за досягнення показників працівник може отримати бонуси. Є і інші мотиваційні заходи – командоутворюючі заходи, допомога з житлом тощо.

У контексті мотивації величезну роль відіграє особисте відкрите спілкування. Ми використовуємо інструмент one to one, коли керівник регулярно зустрічається з працівником. Вони обговорюють не тільки роботу, а й моральний стан, труднощі, досягнення та особисті цілі. За необхідності, залучаємо до роботи нештатних психологів. Це допомагає реагувати на запити співробітників та запобігати професійному й особистому вигоранню працівників.

Одна з форм нематеріальної мотивації – навчання. Взагалі це – основа розвитку будь-якої організації. І комерційної, і громадської.

Тому всі ми розуміємо важливість отримання нових знань та вмінь, передачі й обміну досвідом.

Зараз сфера благодійності в Україні відкривається все ширше. Відповідно започатковуються курси з фандрейзингу, краудфандингу, роботи з проектами, особливостей діяльності громадських і благодійних організацій… Раніше подібних напрямів на ринку освітніх послуг було мало. Проте зараз ця тема дуже актуальна.

Отже, професійний підхід до громадської роботи – це шлях до системності в галузі, направленої на глибинні зміни. Благодійність – це професійна форма добра. Тільки із цим розумінням ми можемо досягти успіху та дійсно змінити світ навколо себе на краще.

Автори матеріалів OpenMind, як правило, зовнішні експерти та дописувачі, що готують матеріал на замовлення редакції. Але їхня точка зору може не збігатися з точкою зору редакції Mind.

Водночас редакція несе відповідальність за достовірність та відповідність викладеної думки реальності, зокрема, здійснює факт-чекінг наведених тверджень та первинну перевірку автора.

Mind також ретельно вибирає теми та колонки, що можуть бути опубліковані в розділі OpenMind, та опрацьовує їх згідно зі стандартами редакції.